Нормы командировочных расходов в варшаву году. Оформляем командировку за границу

покане произошла — к всеобщему одобрению многочисленной армии командируемых. Как законодатели пришли к такому решению и почему суточные попали в разряд неугодных выплат, вы узнаете из нашей статьи.

Суточные чуть не отменили

Новостью о грядущей отмене суточных Минфин «порадовал» в конце прошлого года. Эта участь должна была постичь отечественные «командировочные» компенсации — зарубежные служебные поездки новшество не затрагивало.

Неожиданное решение финансистов нашло отражение в проекте поправок к постановлению Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749 о служебных командировках.

Привычный всем перечень командировочных выплат планировалось лишить 1 из важных пунктов (выплаты суточных). Если бы отмена состоялась, перечень стал бы иметь следующий вид:

• возмещение расходов по перемещению работника к месту командировки;
• компенсация затрат на аренду помещения для проживания командированного сотрудника;
• иные расходы, возникающие в связи с нахождением и исполнением служебных обязанностей работника вне его постоянного места жительства.

Это мероприятие Минфин назвал оптимизацией порядка возмещения расходов и уточнением понятия «суточные».

Предполагалось, что работодатели, не ущемляя законных прав и интересов своих работников, будут возмещать дополнительные расходы, связанные с командировками, в соответствии с внутрифирменными локальными актами (коллективным договором, положением о командировках и др.). При этом все понесенные работником расходы необходимо будет подтвердить документально.

Об организации командировочного процесса в компании см. в статье .

Отмена суточных при командировках в 2016 году пока не состоялась, однако законодатели упорно пытаются реформировать устоявшийся порядок оформления командировок. Подробнее об этом — в следующем разделе.

Командировочные в 2016 году

Российские командируемые пока могут спать спокойно: официальная отмена суточных при командировках и введение обязательного документального подтверждения всех расходов, понесенных работником в связи со служебной поездкой, не произошли.

Однако изменения в части оформления командировок все же вступили в силу, и с января текущего года из обязательных командировочных документов исключили:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о выполнении задания.

Теперь срок деловой поездки работника можно подтвердить только проездными билетами или служебной запиской.

Нововведения стали неожиданностью для работников и работодателей и внесли сумятицу и неразбериху в устоявшуюся четкую схему оформления командировок.

Как показала практика истекших месяцев, урезанный формат командировочных документов прибавил головной боли администрации компаний и самим работникам. Работодателям стало сложнее контролировать сотрудников, а у последних прибавилось бумажной волокиты. Вместо пары фраз в служебном задании о выполненной в командировке работе теперь от них требуется оформление отдельного документа — служебной записки.

Большинство компаний все же не отказались от привычного комплекта бумаг и по-прежнему оформляют и командировочное удостоверение, и служебное задание. Но сегодняшний статус этих бумаг делает их пригодными только для внутрифирменного контроля. Налоговые расходы они не обосновывают.

Изучайте командировочные документы с помощью материалов нашего сайта. См. статью .

Итоги

Произойдет ли отмена суточных в 2016 году, предугадать невозможно. Пока стремление финансистов оптимизировать расходы и реформировать процедуру оформления командировочных документов ничего, кроме неразберихи и дополнительной бумажной волокиты, коммерсантам не принесла.

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...

• Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года

  Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...

• Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

  В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника? Вопрос: В соответствии со ст. 168 ТК РФ в...

• Новые стандарты 2019 года

  Учреждение выдало аванс работнику на загранкомандировку в валюте. На дату выдачи...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  Загранпаспорте – если речь идет о загранкомандировке) или по путевым листам, служебной...

Отправка сотрудника в командировку и правильное начисление ему суточных за время пребывания в ней является важным аспектом бухгалтерской деятельности. Сумма суточных, период оплаты, необходимость (или отсутствие таковой) расчета на доходы работников, полученных в связи с командировкой, и страховых взносов – все это вопросы, требующие однозначных ответов, незнание которых может привести к большим неприятностям. Из данной статьи вы узнаете, какие особенности имеют суточные в 2016 году и на что в первую очередь следует обращать внимание при их начислении.

В статье рассматриваются следующие моменты, связанные с выплатой суточных командированному работнику:

• понятие суточных и особенности их начисления в 2016 году;
• суточные и НДФЛ – считать ли выданные за командировку суточные доходом, полученным работником и, соответственно, начислять ли на них НДФЛ, а если да, то когда это делать;
• суточные и страховые взносы – нужно ли начислять на сумму суточных такие же страховые взносы (пенсионные, медицинские), какие начисляются на заработную плату сотрудника.

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан сохранить ему средний заработок и компенсировать следующие затраты, связанные с поездкой (ТК РФ Ч.1, статья 168):

• расходы на проезд (авиа, ж/д и т.п. транспорт);
• расходы на проживание (затраты на гостиницу, хостел, гостевой дом и т.п.);
• расходы на различные нужды, возникшие в связи с пребыванием сотрудника не дома, то есть вне постоянного места жительства (на питание, на отдых и т.п.)

Расходы на иные нужды и называются «суточные».

Вопрос, что такое суточные в российском законодательстве освещен недостаточно четко.

Согласно Трудовому кодексу РФ суточные – это любые возникающие у работника расходы, связанные с тем, что он вынужден находиться вне места своего постоянного нахождения. Более подробного разъяснения нет.

Чуть более широкую трактовку понятия суточные можно вывести из Определения Верховного суда РФ (№КАС05-151 от 26.04.2005). Согласно Определению, работодатель может компенсировать расходы не только связанные с работой сотрудника не в своем городе и не на своем рабочем месте, но и те расходы, которые у него возникают в связи с тем, что ему приходиться жить не у себя дома, а в чужом месте.

Последний момент – «проживать не дома» – и связанные с ним нюансы, оказывающие существенное влияние на сотрудника, которого фирма отправила в командировку, рассмотрены в Трудовом Кодексе (ст. 168). Работник, выполняющий определенную работу по поручению фирмы и по этой причине вынужденный находится в чужом жилом помещении (снимать его, арендовать, оплачивать гостиничный номер) и не имеющий возможности вернуться в свое собственное жилье, имеет право на компенсацию. Организация, отправившая его в командировку, чье поручение он выполняет, обязана обеспечить ему не только приемлемые условия труда, но также и отдыха. В том числе она должна удовлетворить и его бытовые нужды (в том числе и в питании).

Суточные в нетипичной (однодневной) командировке

К любой командировке независимо от того, является она однодневной или многодневной, применяются одни и те же правила: работнику должна выплачиваться средняя заработная плата, он должен получить компенсацию всех расходов, связанных с его поездкой, а также любых других расходов, сделанных с ведома и разрешения работодателя. А вот суточные в этой ситуации являются исключением – их выплата работнику в случае отъезда его по служебным делам мене, чем на одни сутки, не полагается.

Эта ситуация обговаривается в Положении о командировках (пункт 11). В соответствии с этим Положением большинство работодателей предпочитает не выплачивать суточные, если работник выезжает по служебным делам менее чем на 24 часа и не ночует там, куда он выезжает, а возвращается для этого домой.

Однако по этому вопросу может быть и другое мнение. Так в Постановлении Верховного суда РФ №4357/12 от 11.09.2012 сказано, что выплата суточных не должна зависеть от продолжительности пребывания работника вне его места жительства. Соответственно, выплата суточных за менее, чем 24-часовую командировку возможна. Правда, суд, ориентируясь на статью Трудового Кодекса также проговорил, что такую выдачу денежных средств работнику нельзя в полной мере считать суточными, они должны относится к затратам (ТК РФ ст. 167 и 168 ТК РФ), включающим компенсацию иных расходов, возникающих по причине выезда работника в командировку в связи с производственными нуждами фирмы. Однако как бы они не назывались, суть их в бухгалтерском учете остается той же, что и у суточных: их выплата работнику может не сопровождаться начислением НДФЛ, если они не превышают определенные законодательством нормы выплат, которые может сделать организация при отсутствии документов, подтверждающих сделанные работником расходы. Эти нормы составляют:

• 700 руб. за выезды по России;
• 2500 руб. за выезды за пределы России.

Если же командированный сотрудник может предоставить документы, подтверждающие затраты в больших размерах, то их можно не только учесть полностью, но и не удерживать с них НДФЛ. Подробнее на эту тему можно почитать в письме Минфина России № 03-04-07/6189 (от 01.03.2013).

Суточные в пределах норм и НДФЛ

В 2016 году работодатель вправе заплатить сотруднику суточные в виде любой суммы, которую он сочтет подходящей (в соответствии с внутренними нормативными документами). Однако если эти выплаты превысят размеры, определенные законодательством, они будут считаться доходом работника и подпадут под требование начисления НДФЛ.

Максимальные размеры выплат, когда с суточных не нужно удерживать НДФЛ, определены в Налоговом кодексе РФ (статья 217, пункт 3) и в письме Министерства финансов России (№ 03-04-06/6394 от 04.03.2013г.):

• при командировках по России фирма, не начисляя НДФЛ, имеет право платить по 700 руб. в день;
• при нахождении работника за рубежом сумма, не облагаемая НДФЛ, намного выше. Она составляет- 2500 руб. в день. Ведь затраты на питание и иные бытовые расходы за пределами России намного выше, чем в пределах ее границ.

Никаких документов о видах расходов и потраченных на них сумм, произведенных в пределах определенных законодательством денежных показателей, не требуется. А вот для освобождения работника от налогообложения в случае выплаты ему суточных в суммах, больших, чем нормы, установленные законодательством РФ, подтверждение сделанных расходов является обязательным.

Сверхнормативные суточные и НДФЛ

Выдача суточных сверх определенных законодательством нормативов, которые согласно Налоговому Кодексу РФ составляют 700 руб. при поездках в пределах страны и 2500 руб. при работе за границей, облагаются НДФЛ. Но удерживать этот налог в момент выдачи средств организация не имеет права. Ведь неизвестно в каком объеме будут использованы деньги, полученные работником. Затраты его могут оказаться как меньше (если работник экономил или вернулся из поездки раньше запланированного срока), так и больше (например, в случае возникновения необходимости потратить дополнительные деньги на какие-то потребности организации или если ему придется задержаться в поездке).

Поскольку деньги, выдаваемые сотруднику, до их траты и предоставления данных об этом в авансовом отчете не являются полученной им экономической выгодой, то и начисление НДФЛ на них в момент выплаты неправомерно.

Потому последовательность действий в случае начисления НДФЛ, связанного с выплатой суточных, должна быть следующей:

• получение авансового отчета от работника, вернувшегося из командировки, и подсчет точной суммы дохода, подлежащего налогообложению;
• начисление НДФЛ;
• удержание НДФЛ, рассчитанного от суммы, выданной работнику в качестве дополнительного дохода.

Такой порядок начисления и удержания НДФЛ основывается на статьи 226 НК РФ.

Суточные и страховые взносы

Подсчет суточных, не превышающих нормативы (700 руб. в день в России и 2500 руб. в день за рубежом) – это та ситуация, когда суточные не облагаются страховыми взносами. При этом, чтобы не возникло проблем с налоговой, Пенсионным фондом и ФСС, фирме необходимо прописать правила их начисления в любом внутреннем нормативном документе компании (например, в коллективном трудовом договоре).

Что касается суточных, превышающих норматив, то на них страховые взносы начисляются. Однако однозначным это утверждение является только по отношению к обычным командировкам, длящимся более 24 часов. А вот по поводу однодневных командировок существует две противоположных мнения:

• да, взносы нужны – мнение ФСС РФ;
• нет, взносы не нужны – мнение ВАС РФ от 14.06.2013. Это утверждение основывается на том, что суточные, получаемые работником за пребывание в командировке, не являются его доходом. Они лишь компенсируют неудобства, доставляемые ему поручением фирмы. Соответственно, начисление на них взносов является неправомерным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Сотрудникам организаций при направлении в командировки осуществляются суточные выплаты, которые регулируются Постановлением Минфина № 749 от 13.10.2008 года. Такие выплаты не требуют от работника подтверждающих документов, в которых отражаются расходы на питание, проживание и другие затраты.

В 2015 году в закон, регламентирующий выплаты командировочных, планировалось внести поправки, согласно которым понятие «суточные» исчезло бы при оформлении служебных поездок по территории РФ, однако по состоянию на начало 2016 года эти изменения так и не были приняты.

Согласно новому законопроекту перечень необходимых расходов планировалось расширить, при этом дополнительные финансовые затраты должна была бы оплачивать организация. Такие изменения, которые планируется внести в 2016 году, способствовали бы сокращению расходов организации для сокращения расходов и увеличения поступления бюджетных средств.

В настоящее время суточные расходы, прописанные договором, являются фиксированными и не нуждаются в документальном подтверждении, в то время как при увеличении списка расходов, не подтверждаемых документами, не позволяет компании учитывать эти затраты при расчете налога на прибыль. Согласно другому законопроекту, понятие «суточные» исключалось бы, при этом перечень расходов бы не увеличивался.

Размер суточных в 2017 году

Размер суточных организация определяет самостоятельно, исходя из трудового договора, при этом такие суточные компенсации могут быть неограниченного размера для бухгалтерии, но имеют определенные рамки с точки зрения налогового учета. Так, командировки по территории РФ оплачиваются исходя из ограничения не более 700 рублей в сутки на человека, а суточные при командировках в 2016 году за границу могут достигать 2 500 рублей (на одного сотрудника).

В случаях, когда организация устанавливает размер суточных выше данных пределов, не допускается снижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, касающегося этих компенсаций. Суточные включаются в доход сотрудника, и как и с основного дохода, с этих выплат удерживается НДФЛ.

Суточные в 2016 году, как и раньше, начинают выплачивать сотруднику с начала командировки (началом в данном случае считается день, когда сотрудник отбывает к месту назначения). При наличии подтверждающих документов, в которых проставляется дата отъезда, срок начинается с полуночи этого дня, если дата отсутствует – командировка официально начинается со следующих суток.

Важно! Если сотрудник выехал в командировку, например, 18.05.2016, а вернулся 19.05.2016 в 0 часов 01 минуту, то это уже будет считаться новый день и за него полагается выплатить суточные, как за полный день.

При расчете выплаты суточной компенсации в срок командировки входят не только рабочие дни, но и выходные, а также праздничные дни. Если в период командировки наступает временная нетрудоспособность сотрудника по болезни – это время также включается, как и любые другие вынужденные задержки и остановки в пути.

В случае необходимости командировка может быть прервана – для этого в произвольной форме руководством составляется приказ об отзыве работника, и в таком документе обязательно должно быть указано основание, на котором требуется прервать поездку. Командировочные в таких случаях начисляются не за весь планируемый срок командировки, а за время, которое сотрудник фактически пребывал в поездке.

Если суточные были выданы перед поездкой – работник по возвращению обязан вернуть денежную разницу за дни, которые не вошли в поездку. При возобновлении командировки составление всех документов производится заново.

Полезная информация! Подробнее о том, можно почитать в нашей статье. В которой также перечислим все необходимые документы.

Суточные при командировках за границу

При оформлении командировки за пределы Российской Федерации помимо Постановления № 749 некоторые организации обязаны руководствоваться еще одним нормативным документом. Это Постановление № 812 от 26 декабря 2005 года, согласно которому размер командировочных выплат определяется в долларах США. Этот нюанс актуален для бюджетных организаций, однако может учитываться в любой другой организации.

Для каждого государства размер таких выплат определяется на усмотрение руководства с учетом стандартных нормативов. Согласно этим правилам норма в 2 500 рублей должна применяться для налогового учета, и при ее превышении база по налогу на прибыль для организации не уменьшается, а размер НДФЛ для самого сотрудника – увеличивается.

При расчете отдельно учитываются периоды командировки, во время которых сотрудник находится на территории России и за ее пределами, так как выплата командировочных производится в иностранной валюте и в рублях при пребывании за границей и в России соответственно. Для определения периода пребывания за рубежом используются отметки в загранпаспорте, при этом период командировки в другом государстве начинает отсчитываться со дня выезда с территории РФ. В День же возвращения в Россию исчисление командировочных уже ведется в рублях.

В некоторых случаях в заграничном паспорте могут отсутствовать отметки о пересечении границы – в таких ситуациях для расчета выплат используется информация из билетов. Если в один день планируется посещение сотрудником нескольких разных стран – учитывается только норма, применяемая для страны назначения. Если день выезда в другую страну и въезда в Россию совпадают (однодневные командировки) – сотруднику выплачивается половина нормы суточных для других государств.

При расчете суточных для заграничных поездок необходимо учитывать колебания курса валют для правильного соблюдения норматива, так как в момент выдачи денег в валюте курс может быть таким, что в рублях сумма составит менее 2 500 рублей, а на момент возвращения сотрудника и предоставлении документов эта сумма уже может увеличиться, превысив норму.

Суточные при однодневных командировках

В зависимости от некоторых особенностей задач сотрудника в командировке руководство может принять решение об оформлении однодневных командировок. Предполагается, что в этих случаях сотрудник в конце дня будет возвращаться на место жительства. В таких случаях начисление суточных отсутствует, но организация при этом компенсирует работнику затраты на проезд, проживание, питание и другие служебные расходы, возникающие в поездке. Возмещение при этом производится строго по предоставлению подтверждающих документов, в которых включены расходы.

При отсутствии таких документов возможна компенсация компанией этих затрат на основании статьи 217 Налогового Кодекса РФ, при этом затраты компенсируются в тех же пределах, что и суточные, без образования у сотрудника дохода. В противном случае при превышении нормативных сумм с работника удерживается НДФЛ.

Важно! Если работа сотрудника представляет разъездной характер, то в этом случае такие поездки не будут является командировкой. Например, региональный торговый представитель постоянно находится в разъездах.

Документы для подтверждения суточных

Вместо командировочных удостоверений, которые использовались до 2015 года, в настоящее время подтверждающими сроки пребывания в командировке документами используются:

• проездные билеты;
• документы по найму жилья в период командировки;
• иные документы.

Эта документация должна быть предоставлена сотрудником в бухгалтерию по его возвращению из служебной поездки – исходя из содержащейся в них информации и будет рассчитываться размер суточных. При отсутствии таких документов основанием для расчета может являться служебная записка от принимающей стороны, где и будет проставлен срок пребывания сотрудника в поездке.

Важно! С 2016 года для сотрудников, которые используют для служебных поездок собственный транспорт, действует положение, согласно которому расчет командировочных ведется с учетом предоставленной работником служебной записки, а также других документов (кассовых чеков, путевых листов и прочего). Такая записка составляется в произвольной форме.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.